MAW - Bindeglied zwischen Kongressveranstalter_innen
und unterstützender Industrie

Neben dem traditionellen Kongressformat ist MAW Experte im virtuellen und hybriden Veranstaltungsbereich. MAW schafft in Zusammenarbeit mit ihren langjährigen Partner_innen digitale Kommunikationsplattformen, die eine Begegnung online über Landesgrenzen hinaus ermöglicht. Mit der Hilfe von Live-Streams und interaktiven Tools finden wir maßgeschneiderte Lösungen für virtuelle Kongresse, und auch bei hybriden Kongressformaten sind uns (fast) keine Grenzen gesetzt. Unser Angebot umfasst unter anderem:

• die Auswahl der richtigen technischen Anbieter_innen für Ihre Veranstaltung
• die Erstellung passender Sponsorpakete
• die Bewerbung und Betreuung der Sponsor_innen
• das Teilnehmer_innenmanagement inklusive Registratur
• den laufenden Support vor und während des Kongresses

Die Schlüsselfaktoren für die erfolgreiche Bewerbung einer Fachausstellung sind:

• ein engagiertes Werbe- und Verkaufsteam, das aktiv potentielle Aussteller_innen persönlich kontaktiert und ihnen die Vorteile des jeweiligen Kongresses näher bringt
• eine große und laufend gewartete Datenbank mit relevanten Kontaktpersonen im In- und Ausland in den verschiedenen Fachgebieten
• langjährige und gute persönliche Kontakte mit der Industrie

MAW hat diese Kompetenzen bereits seit Jahrzehnten und trägt so zum Erfolg vieler Kongresse bei.

… die damit verbundenen „To Do´s“ kurz zusammengefasst: Ausstellungskonzept und Zeitplan, Adressrecherchen, Einladungsbroschüren und Vertragsformulare, laufender Kontakt mit den Firmen, Verträge mit der Industrie sowie Verrechnung und Verwaltung der eingehenden Gelder, Reports, klare und transparente Abrechnung mit den Kongressveranstalter_innen.

Die Suche nach Sponsor_innen, die einen Kongress zusätzlich unterstützen, ist immer eine große Herausforderung.
Hier steht MAW den Kongressveranstalter_innen zur Seite:

• bei der Erstellung des individuell abgestimmten Sponsoringkonzepts
• bei der Akquise von Sponsor_innen
• bei der reibungslosen Abwicklung der Agenden
• bei der besonderen Betreuung dieser wichtigen Partnerfirmen
• bei der Bearbeitung der Firmenverträge und der Verrechnung

Nicht zu vergessen sind auch Richtlinien und Vorgaben aus den Bereichen Compliance, Ethische Standards, Antikorruption etc.

Bei diesen Aufgaben sind Organisationstalent, Genauigkeit, gute Planung und Flexibilität vor Ort gefragt.
Viele Details sind zu berücksichtigen, viele Fragen der Aussteller_innen sind zu beantworten - die wichtigsten Schritte in Kürze:

• Planung der Ausstellungsbereiche mit optimaler Raumaufteilung und Flächennutzung
• Zuteilung der Standflächen für Sponsor_innen und Aussteller_innen
• Erstellen des Technischen Handbuchs mit allen relevanten logistischen und technischen Informationen sowie den Bestellformularen für Zusatzleistungen
• Verrechnung der Bestellungen sowie zentrale Kontaktstelle für die Aussteller_innen, Agenturen und Standbaufirmen in der Planungsphase und vor Ort
• Überprüfung und Autorisierung der Standbaupläne
• Koordination mit dem Kongresshaus, der Spedition und allen involvierten Partnerfirmen
• Service Counter vor Ort während der gesamten Kongressdauer

Ankündigungen, Kongressplakate, Folder, Vorprogramme, Kongressprogramme – dies alles gehört gestaltet, gesetzt, gedruckt, versendet und vor allem finanziert. Dazu bietet MAW Unterstützung:

• Akquise von Inserent_innen für die Kongressankündigungen und Programme zur Teilfinanzierung des Programmdrucks
• Koordination bei der Programmzusammenstellung sowie mit der Druckerei. Der Druck kann rasch und flexibel von der hauseigenen Druckerei Robidruck abgewickelt werden - www.robidruck.co.at
• Zusammenstellung von Ärzt_innenadressen sowie Abwicklung des Versands der kongressrelevanten Druckwerke. Der hauseigene und spezialisierte Adressenverlag der Ärztezentrale verfügt über laufend aktualisierte Adressen der österreichischen Ärzteschaft und kann ausländische/internationale Adressgruppen organisieren - www.aerztezentrale.co.at

MAW nimmt den wissenschaftlichen Fachgesellschaften die organisatorischen Herausforderungen für eine gelungene Vorbereitung und reibungslose Durchführung des Kongresses ab. Unser umfassender Beitrag zu einem erfolgreichen Kongress:

• Budgeterstellung, -kontrolle und Kongressabrechnung
• Auswahl des passenden Veranstaltungsorts
• Programmkoordination und Abstracthandling
• Sponsor_innen- und Aussteller_innenbewerbung
• Organisation der Fachausstellung
• Teilnehmer_innenmanagement inklusive Registratur
• Verrechnung und Verwaltung der Teilnahmegebühren
• Ansuchen und Einreichen der DFP-Punkte
• Referent_innenbetreuung
• Koordination externer Partnerfirmen (Technik, Catering, Security, Standpersonal etc.)
• Website und App zum Kongress – Koordination der Erstellung, Befüllung und Verwaltung
• Erstellung von CoV-Präventionskonzepten

Mit dem Team der Messebauabteilung bietet MAW in ganz Österreich und den Nachbarländern folgende Messebau-Leistungen an:

• Standard-Messestände
• Mietmöbel und Ausstattung für Messestände
• Registraturpulte
• Leitsystem und Beschilderung im Kongresshaus
• Posterwände für die wissenschaftliche Posterausstellung
• Koordination mit Partnerfirmen für Spezial- bzw. Design-Messestände im In- und Ausland

Durch die langjährige und verlässliche Zusammenarbeit im Kongressbereich genießt MAW das Vertrauen von wissenschaftlichen Fachgesellschaften, die Agenden ihres Gesellschaftssekretariats zu führen.

MAW übernimmt hierbei als Gesellschaftssekretariat folgende administrative Aufgaben:

• Mitglieder_innenbetreuung
• Finanzielle Verwaltung der Mitgliedsbeiträge
• Verwaltung und Organisation der Vereinsagenden
• Koordination wissenschaftlicher Preise, Förderungen, Stipendien
• Betreuung der Website
• Planung und Betreuung von Veranstaltungen des Vereins